فایلر پلاس
-
-
مدیریت سیستم و كاربران:
- استفاده از تمام قابلیت های برنامه از راه دور و از طریق Web
- طراحی انواع فرم های ورود اطلاعات فارسی و لاتین (Form Generator)
- ارتباط بین فیلدهای اطلاعاتی فایلر و جداول سایر نرم افزارهای سازمانی
- تعریف انواع گروه های اسناد و بانك های اطلاعاتی با فرم های مشترك یا اختصاصی (Database Generator)
- طراحی و نگهداری انواع الگوهای Word جهت تهیه قالب های چاپی
- تعریف كاربران بر اساس سطوح مدیریتی سازمان با رمز اختصاصی
- تعریف چارت سازمانی، پستها، واحدها، … و تخصیص كاربران به هریك از پست های سازمانی
- مجوز اختصاصی برای برقراری ارتباط و انتقال داده ها با سایر سیستم های سازمان SDK
- ارتباط با سایر سیستم های اتوماسیون اداری و تبادل اطلاعات بین آنها (با رعایت استاندارد ECE)
- ارتباط و انتقال اطلاعات بین نسخه های مختلف برنامه از داخل سیستم
- دریافت مستقیم اطلاعات از فایل های DBF, MDB, DB و انتقال به گروه های اسناد در سیستم
- كنترل حجم و محل نگهداری ضمایم سند در داخل و یا خارج از بانك اطلاعاتی
- ارتباط مستقیم با Fax و E-Mail از داخل سیستم
- استفاده از قوانین تعریف رمز عبور (Password Complexity)
- كنترل دسترسی كاربران به سیستم از طریق Web و یا Client\Server
- اعطای محدوده دسترسی به اسناد طبقه بندی شده (در پنج سطح محرمانگی)
- تعریف جانشین برای هر كاربر (با حفظ سطوح دسترسی كاربر و یا اعطای مجوز)
- امكان تعریف قرارهای ملاقات، جلسات و كارهای روزانه در سیستم، همراه با انتخاب روش پیغام دهی به كاربر
- ارسال پیام كوتاه از بخش های مختلف سیستم
- امكان تهیه نسخه پشتیبان از داخل برنامه و یا به صورت اتوماتیك
- فراخوانی راهنمای برنامه در هر بخش از سیستم
-
-
-
مدیریت اسناد و آرشیو اطلاعات:
- ایجاد بانك های اطلاعاتی و گروه های اسناد برای نگهداری و طبقه بندی موضوعی انواع اطلاعات و اسناد
- توسط كاربر مجاز (نامه ها، نقشه ها، اسناد پرسنلی و…)
- ایجاد بانك های مختلف كلمات مترادف جهت سهولت در جستجو
- تعریف پیش كد گروه های اسنادی و روش شماره گذاری اسناد مربوطه
- ورود اطلاعات به صورت فارسی و لاتین
- ثبت، اصلاح، حذف، نمایش و چاپ هر سند
- اعلام اخطار در صورت ثبت تكراری یك سند
- طبقه بندی اسناد بصورت عادی، محرمانه، خیلی محرمانه، سری، بكلی سری
- تصویر برداری از ضمائم سند همزمان با ثبت سند
- خارج نمودن و نگهداری اجزا سند به صورت رمز شده در محل دلخواه
- تغییر جزء سند و نگهداری نسخه های تغییر یافته (Version Control)
- ایجاد فایل با فرمت های مختلف به عنوان جزئی از سند و امكان جستجو در متن فایلهای Doc
- دریافت و ضمیمه نمودن انواع فایل به سند از مسیرهای دلخواه بدون انتقال فایل به داخل سیستم
- مشاهده كلیه تصاویر ضمیمه سند در یك صفحه به شكل موزائیك
- مشاهده ضمائم سند از طریق نمایشگر برنامه و یا برنامه های مرتبط (تصویر، متن، فیلم، صدا)
- امكان Check in / Check out یك سند توسط كاربر برای جلوگیری از تغییر سند در زمان خاص
- رمز گذاری بر روی اسناد به هنگام ذخیره یا انتقال اطلاعات توسط كاربر
- ایجاد زنجیره بین اسناد مختلف و امكان مشاهده ارتباط اسناد به شكل گرافیكی
- پشتیبانی از انواع نرم افزارهای OCR
-
-
دبیرخانه و گردش مكاتبات :
- تعریف انواع دبیرخانه های مستقل و وابسته با قالب های شماره گذاری متنوع (متمركز، نیمه متمركز و غیر متمركز)
- گردش نامه ها ، اسناد و فرم های ایجاد شده در سازمان و پیگیری مراحل انجام كار
- ثبت ارجاع و پاراف به شكل متن، صوت، فیلم و یا با استفاده از قلم نوری بر روی تصویر ضمیمه سند
- طبقه بندی ارجاعات (عادی، محرمانه، خیلی محرمانه، سری، بكلی سری)
- تنظیم برنامه زمانبندی جهت اعلام ارجاع، یادآوری و پیگیری همراه با فایل صوتی
- ارجاع همزمان یك یا چند سند به چندین كاربر جهت اقدام با تعیین ارجحیت ارجاع (عادی، فوری،آنی)
- ارجاع همزمان یك سند به چندین نفر با دستور های مختلف
- ارجاع سند جهت پیگیری و یا اقدام تعیین مهلت زمانی برای كاربران با مشخص كردن پارامترهای پیگیری
- ارسال سند برای كاربران به شكل رونوشت و رونوشت مخفی و نگهداری سوابق رونوشتها
- كنترل وضعیت نامه بصورت Online
- نمایش گرافیكی مسیر گردش سند و اقدامات انجام شده بر روی آن
- وجود كارتابل های جاری و پیگیری جهت انجام كارهای روزمره كاربران
- ایجاد كارتابل های مختلف به صورت درختی به هر تعداد از انواع بایگانی و یادآوری توسط هر كاربر
- ارسال پیام برای كاربران با امكان ضمیمه انواع فایل (تصویر، صدا، فیلم و…)
- تهیه پیش نویس نامه صادره و اصلاح مكرر آن تا مرحله صدور نامه نهایی
- تایید نهایی سند و نامه توسط كاربر مجاز
- فراخوانی اطلاعات انتخابی سند و درج آنها در الگوهای طراحی شده Word
- فراخوانی تصویر امضای كاربر امضا كننده و درج آن در محل انتخابی در الگوهای طراحی شده Word
- امكان درج امضا با استفاده از قلم های نوری و تبدیل فایل Word به PDF (امضای الكترونیكی)
-
ویژگی های فنی
- طراحي شده بر اساس سيستم هاي عامل Windows
- معماري Client/Server با پروتكل ارتباطي TCP/IP
- استفاده از زبان برنامه نویسی Delphi 2007 (نسخه Client/Server)
- استفاده از زبان برنامه نویسی ASP.net (نسخه Web)
- قابلیت استفاده از بانک های اطلاعاتی Microsoft SQL Server 2005, 2008
- استفاده از تكنولوژي XML براي ذخيره اطلاعات
- داراي رابط كاربر چند زبانه (فارسي،انگليسي،آلماني، تركي و دري) با امكان افزايش زبان هاي جديد
-
-
مدیریت گردش کار
مهمترین قسمت در مدیریت گردش کار، بخش طراحی فرایندهای کاری می باشد. این ابزار بر اساس تکنولوژی جاوا جهت طراحی گرافیکی فرایندهای کاری و یا اصلاح فرایندهای موجود و نگهداری آن ها در بانک اطلاعاتی سیستم آماده شده است. ساختار این ابزار بر اساس JBOSS و JBPM و با رعایت الگوهای استانداردهای WFMC و BPEL و … می باشد.
تعدادی از امکانات طراحی گردش کار عبارتند از:
- استفاده از فرم های پویای طراحی شده در فایلرپلاس
- اختصاص مجوز در سطح اجزای فرم برای تک تک فیلدهای موجود در فرم به ازای هر مرحله کاری
- اختصاس وظایف موازی و توزیع همزمان کار در چند مسیر و جمع آوری وظایف انجام شده در هر مسیر (FORK & JOIN)
- کنترل اتوماتیک نگارش نسخه های تغییر کرده هر فرایند
- اجرای تصمیم های منطقی و قوانین تجاری (ساده و ترکیبی) بر اساس تک تک فیلدهای فرم قبل از ارجاع به کاربر بعدی
- تعیین مهلت اقدام
- امکان لغو گردش کار
- قابل ویرایش نبودن اسناد داخل چرخه کار از بیرون فرایند
- امکان گردش مجدد یک فرآیند پایان یافته
- تعیین دقیق مسیر فرآیند برای هر نود و اجرای خودکار آن
- امکان تعیین چند مسیر برای هر نود در فرآیند و انتخاب مسیر مورد نظر توسط کاربر (ادامه فرآیند خودکار انجام میشود)
-
-
-
گزارش ساز
با توجه به پویا بودن ساختار بانک اطلاعاتی فایلرپلاس و فراوانی ساختار اطلاعاتی داده ها در سیستم به دلیل استفاده بهینه از موتور فرم ساز فایلرپلاس و نیاز رو به رشد سازمانها به گزارش های خلاصه ، آماری و … در هر دو نسخه فایلرپلاس تحت شبکه و وب برنامه گزارش ساز تعبیه شده است که با استفاده از آنها می توان گزارش های ساده و پیچیده را با شرایط پویا تهیه و در اختیار سایر کاربران صرفاً جهت گزارش گیری قرار داد.
به علت آشنا نبودن کاربران گزارش ساز با ساختار بانک های اطلاعاتی فایلرپلاس ، اطلاعات مورد نیاز از جداول بانک اطلاعاتی به صورت VIEW در اختیار کاربر مجاز قرار خواهد گرفت تا کاربران بدون نیاز به اطلاع از وابستگی های سیستمی و داخلی بتوانند گزارشهای مورد نظر خود را طراحی و دریافت کنند. لازم به ذکر است برای طراحی گزارش کاربر مربوطه احتیاج به دانستن اطلاعات پایه ای SQL دارد، ولی کاربران استفاده کننده نیاز به هیچ دانش بانک های اطلاعاتی ندارند. طراح گزارش ساز می تواند گزارشهای تعریف شده را ذخیره نموده و در اختیار سایر کاربران قرار دهد.
-
-
-
نمایشگر فایلرپلاس
بسیاری از سازمان ها نیاز به خارج کردن اطلاعات داخل بانک اطلاعاتی با امکان جستجو در محتوای اطلاعات به صورت offline را دارند. این نیاز به دلایل متفاوتی چون ارایه اطلاعات به شخص دیگر، ارسال به محل اجرای پروژه یا مکان هایی که امکان دسترسی به سرور مرکزی را ندارند، راکد شدن اطلاعات و عدم نیاز به وجود اسناد در بانک اطلاعاتی و… وجود دارد.
بدین منظور در سیستم فایلرپلاس امکان خارج کردن اسناد از نتیجه جستجو تعبیه شده است. مدیر سیستم یا کاربر مجاز سیستم می تواند اطلاعات مورد نیاز را به صورت موضوعی با استفاده از فیلترهای جستجو و یا با انتخاب یک یا چند گروه اسنادی از سیستم خارج کرده و در قالب یک فایل اطلاعاتی همراه با رمز در اختیار سایرین قرار دهد. همچنین، یک نمایشگر مخصوص و ساده برای فایلرپلاس طراحی شده که به کاربران امکان جستجو و مشاهده اطلاعات خارج شده را به صورت Offline و Read only می دهد.
-
-
-
مدیریت پرونده ها
مدیریت پرونده ها از دیدگاه جدیدی به اسناد و مدارک موجود در بانک اطلاعاتی می پردازد و این امکان را فراهم می کند تا بدون نیاز به ورود اطلاعات مجدد و ایجاد افزونگی اطلاعات آنها را بر اساس تعریف دیگری در کنار تعریف موجود دسته بندی کرده و در اختیار کاربران قرار داده شود. مبنای کار در بخش پرونده ها، فایل های موجود در ضمیمه اسناد و عناوین و یا دسته بندی هایی است که برای آنها تعریف می شود.
با تعریف تعدادی از کاربران به عنوان بایگان، این افراد می توانند در حیطه مجاز عملکرد خود برای اسناد پرونده های متنوع تهیه نمایند و کلیه اسنادی که در سیستم ثبت می گردند را بر حسب تعاریف بایگانی دسته بندی نمایند. برای مثال می توان به ایجاد پرونده تخلفات برای کارکنان اشاره کرد. در اینصورت می توان همه اسناد مربوط به تخلفات هر فرد را در پرونده آن شخص قرار داد. حال آنکه منشا اسناد مربوطه ممکن است در هر یک از گرو ههای اسناد سیستم (نامه های وارده، داخلی، صادره، صور تجلسه ها، آیین نامه ها و ..) باشند.
در این سیستم مکانیزم درخواست و مشاهده پرونده های مورد نیاز کاربران نیز در نظر گرفته شده است. به این شکل که کاربر می تواند پرونده مورد نظر خود را از بایگان درخواست نموده و بایگان با بررسی درخواست پرونده را برای مدت محدود در دسترس آن فرد قرار دهد.
-
-
-
استفاده از OCR
فایلرپلاس این قابلیت را دارد تا با نرم افزارهای OCR ارتباط برقرار کرده و به صورت یک سرویس با آ نها کار کرده و تبادل اطلاعات کند. نکته: کیفیت و دقت OCR به نرم افزار تهیه شده برای این کار بستگی دارد.
-
-
-
رابط کاربری
فایلرپلاس در هر دو نسخه وب و کلاینت با رابط کاربری جدید و در عین حال ساده ارایه می شود. کاربران فایلرپرو پس از مهاجرت به فایلرپلاس حداکثر با یک توضیح و آموزش ساده قادر به استفاده از این سیستم خواهند بود. از مزایای رابط کاربری جدید می توان به موارد زیر اشاره نمود:
- استاندارد سازی آیکون های برنامه در تمامی صفحات
- جایگذاری یکسان آیکون ها در تمامی صفحات
- استفاده از کلیدهای ترکیبی استاندارد برای امکانات اصلی سیستم
- جدا سازی امکانات در دو قسمت اجرایی و ابزار در تمامی صفحات برنامه
- کاربر پسند بودن رابط کاربری
-
-
-
فرمهای تحت وب
در نسخه وب فایلرپلاس علاوه بر اضافه شدن امکانات جدید به طراحی فرم، نمایش فرم ها نیز تغییر کرده و فرمها به صورت صفحه بندی شده و مانند نسخه کلاینت نمایش داده میشوند.
-
-
-
سرویس فکس
در فایلرپلاس امکان استفاده از فکس بر پایه سرویس تغییر کرده و امکان تعریف فکس سرور اضافه شد.
-
-
-
سرویس پیام کوتاه
مکانیزم پیام کوتاه در فایلرپلاس به یک سرویس مستقل تبدیل شد که در ارتباط با سیستم فایلرپلاس فعالیت میکند .
-
-
-
مدیریت کارتابل
- قوانین کارتابلاز جمله امکانات جدیدی که در فایلرپلاس اضافه شده است، امکان تعریف قوانین کارتابل است. این قوانین بر روی اسناد ورودی یا خروجی از کارتابل عمل کرده و اسناد را بر اساس فیلترهای تعریف شده توسط کاربر مانند موضوع، فرد فرستنده، واحد فرستنده، گروه اسنادی، فوریت و … جدا کرده و در کارتابلهای مشخص شده قرار می دهد. با این کار اسناد در بدو ورود و یا در هنگام خروج دسته بندی می شوند.
- ارجاع سریعکاربر با استفاده از ارجاع سریع می تواند اسناد را در کمترین زمان و با درج اطلاعات کلیدی به کاربران مورد نظر ارجاع دهد.
- ثبت یک ارجاع به افراد مختلف با مشخصات مختلفدر هنگام ثبت ارجاع می توان چند کاربر را به عنوان گیرنده انتخاب نمود و برای هر یک یا هر چند نفر از آ نها مشخصات ارجاع مختلفی از جمله عنوان و شرح ارجاع، فوریت، مهلت اقدام و غیره تعریف نمود.
- گروه بندی کاربرانامکان تعریف گروه های مختلف کاربران و استفاده از این گروه ها در هنگام ثبت ارجاع و ارسال پیام اضافه شده است.
-
-
-
مدیریت کاربران و دسترسی ها
- تعریف نقشنقش ها در واقع الگوی مجوز هستند که برای ساده تر و یکدست شدن فرآیند مجوزدهی به کاربران توسط مدیران سیستم مورد استفاده قرار می گیرد.
- مجوزدهی همزمان در چند گروهمدیران سیستم میتوانند در فهرست گروه ها، دو یا چند گروه را انتخاب و به صورت همزمان بر روی همه آنها چه کاربر و چه نقش مجوزدهی کنند.
-
-
-
درج امضای الکترونیک
امکان استفاده از Signature Tablet برای درج امضای الکترونیک در سیستم اضافه شده است. همچنین، سیستم می تواند با استفاده از یک سرور بایومتریک امضاهای درج شده را از زوایای مختلف بررسی و اعتبار سنجی کند. در این سیستم امکان استفاده از گواهی دیجیتال همراه با امضا نیز میسر می باشد.
-
-
-
امضای دیجیتال
- درج امضا بر روی اسناد و ضمایم با استفاده از زوج کلیدها و احراز هویت دوگانه
-
-
-
هویت سنجی دوگانه
در فایلرپلاس امکان استفاده از توکن برای احراز هویت ایجاد شده است.
-
-
-
اسکن تحت وب
در نسخه وب فایلرپلاس امکان اسکن اسناد به صورت آنلاین و تحت وب ایجاد شده است.
-
-
-
ضمایم اسناد
- نمایش درختیدر فایلرپلاس این امکان فراهم شده تا در صورت نیاز ثبت و نمایش ضمایم اسناد همه یا برخی از گروهها را به صورت درختی تعریف کرد. در این مکانیزم درخت ضمایم همراه با پوشه ها و دسته بندیها توسط مدیر سیستم تعریف گردیده و کاربران بر طبق آن اسناد را در این پوشه ها قرار می دهند.
- نگهداری ضمایم خارج از بانک اطلاعاتیامکان ذخیره و نگهداری ضمایم اسناد در خارج از بانک اطلاعاتی بدون نیاز به اشتراک گذاری پوشه ضمایم ایجاد شد.
-
-
فیلدهای اطلاعاتی جدید
در فایلرپلاس تعدادی فیلد اطلاعاتی جدید به شرح زیر ایجاد شده است:
- فیلد تصویر
- فیلد محاسباتی
- فیلد رابطه ای به اطلاعات سیستمی کاربران (مانند درج خودکار نام کاربر در فرم ورود اطلاعات)
- فیلد رابطه ای به اطلاعات سیستمی اسناد
- فیلد رابطه ای به سایر بانکهای اطلاعاتی و فراخوانی اطلاعات از آنها
همچنین فیلدهای اطلاعاتی موجود بهینه سازی شده و امکاناتی نیز به برخی از آن ها اضافه شده است.
-
-
کارتابل
- افزوده شدن امکان تعریف کارتابل ها به صورت درختی برای هر کاربر و امکان انتقال اسناد بین کارتابل ها به صورت Drag & Drop
- وجود کارتابل حذف شده ها برای هر کاربر و انتقال اتوماتیک اسناد پس از حذف از سایر کارتابل ها به آن
- تکمیل امکان مشاهده کارتابل کاربران به این صورت که مدیران برای دیدن کارتابل زیردستان خود نیاز به مجوز ندارند ولی سایر کاربران برای دسترسی به کارتابل دیگران نیار به تایید دارند. اعطای دسترسی به تک تک کارتابل های ایجاد شده به طور مجزا و در سه حالت «مشاهده»، «انتقال» و «حذف » می باشد.
-
-
-
مدیریت جلسه ها
- اشتراک گذاری تقویم افراد در سه حالت مشاهده ، ویرایش و حذف
- مشاهده تقویم در سه حالت نمای روز، هفته و ماه
- امکان چاپ گزارش از تقویم
- امکان قرار دادن جلسه برای شخص دیگری به غیر از خود (برای مثال منشی برای مدیر)
- کنترل آزاد بودن وقت دعوت شوندگان در زمان جلسه
- هماهنگ کردن جلسه ها بین افراد مختلف از طریق فایلرپلاس
- ارسال پیغام دعوت به جلسه و در انتظار تایید بودن
-
-
-
قلم نوری
- امکان نگارش هر گونه متنی با استفاده از قلم نوری بر روی تصاویر اسکن شده در لایه های مجزا
- امکان هامش نویس به تعداد بیشمار بر روی یک ضمیمه
-
-
-
درج امضای الکترونیکی
- امکان تعریف نامه ها، گزارشها و صور تجلسه های دو یا چند امضایی
- امکان جایگذاری امضای افراد در الگوهای Word و Excel
- درج امضا توسط کاربران مجاز مستقیماً از داخل سند
- درج شماره و تاریخ پس از امضا شدن سند از داخل سند
- تبدیل نامه های امضا شده به فرمت pdf برای پیشگیری از تغییر آنها
- انتقال خودکار اسناد امضا شده از گروه پیش نویس به گروه صادره
-
-
-
پست الکترونیک
- امکان تعریف چندین email برای هر کاربر
- امکان انتخاب account مورد نظر برای هر email ارسالی در هنگام ارسال
- امکان استفاده از استاندارد SSL، TLS و SMTP Authentication
- امکان استفاده از پروتکلهای POP3 و IMAP
-
-
-
ارتباطات
- ECE- همراه با ثبت اسناد ECE ، یک رسید دریافت و ثبت سند بر اساس استاندارد ece به فرستنده ارسال می شود.- امکان تعریف و پیکر بندی طبقه بندی اسناد بین سیستم های مختلف اضافه شد (classification mapping).
- SDK- ایجاد توابع و ماژول های جدید در SDK فایلرپلاس برای ارتباط با سیستم های دیگر
-
-
-
تغییر تکنولوژی
- ارتقا به Microsoft SQL Server 2008 R2
- ارتقا به Delphi 2007
- استفاده از تکنولوژی ASP.Net4
-
-
سایر امکانات
- امکان استفاده از برنامه های Word و Excel بدون نیاز به تعریف برنامه های کمکیامکان تعریف Intranet یا صفحه Internet خاص به عنوان صفحه اولیه فایلر و مرور وب از طریق فایلرپلاس اضافه شده است.
