تولید و تبادل اسناد سازمان بر اساس الگوی بهینه شده فعالیتها می باشد. اصطلاح workflow اولین بار در اوایل دهه ۸۰ میلادی توسط مدیر عامل شركت Filenet پیشرو سیستمهای مدیریت اسناد و محتوا ، مطرح گردید. در پیاده سازی گردش کار مکانیزه در سازمان، فرآیندهای كاری (Business Processes) سازمان شناسایی، اصلاح، طراحی و پیاده سازی می شوند. این فرآیندها با در نظر گرفتن منابع انسانی‏‎ٌُ, نقشها، پست های سازمانی و اطلاعات موجود در سازمان جهت نیل به اهداف کاری آن سازمان مكانیزه میشوند. فرایندهای گردش كاری ارتباط بسیار نزدیكی با سایر مفاهیم تشكیل دهنده ساختار سازمانی از قبیل عملكرد، تیمهای كاری، پروژه ها، سیاستها و سلسله مراتب سازمانی دارند. هدف عمده و اصلی نرم افزارهای گردش كار، ارائه راهكار ساده، خودکار و از پیش تعیین شده جهت انجام فعالیتهای پیچیده و تكراری درون سازمانی می باشد.

ویژگی ها و قابلیت‌ها:
  • مدل سازی

    فرایندهای كاری می توانند توسط برنامه هایی با واسط كاربر گرافیكی مدل سازی و تجزیه و تحلیل شوند. مدل سازی فرآیندهای کاری نه تنها باعث شناسائی نواقص موجود در پروسه های کاری می شود، بلکه به عنوان مستندی از رویه های کاری سیستم قابل ارجاع می باشد.

  • مقیاس پذیری

    بسیاری از مفاهیم ارزشیابی و مقیاس پذیری مانند ورودی - خروجی و زمان انجام عملیات در سیستم های گردش كار قابل بررسی، اندازه گیری و اصلاح هستند.

  • مفهوم كاربردی

    گردش كار به صورت خاص در فناوری اطلاعات، مدیریت اسناد كاربرد دارد.

  • اثر متقابل انسان و رایانه

    با كمك گرفتن از فنآوری های پیشرفته، اكنون گردش كارهایی كه تنها با منابع انسانی قابل انجام بود، بصورت مكانیزه راه اندازی شده و اجرا می شود. تطابق رفتار انسانی و فرآیند گردش كار تنها با تكنیكهای مدرن مدیریت قابل انجام میباشد.

مدیریت گردش كار فایلر:

موتور گردش كار و اجرای فرآیندهای سازمانی فایلر ابزاری مناسب جهت مكانیزه نمودن فرایندهای الگو پذیر و قابل تعریف سازمانی میباشد. كاربرد این سیستم هوشمند ساختن فرآیند، کاهش یا جلوگیری از خطای انسانی درجریان اجرای فرآیند، بالا بردن سرعت انجام فرآیندها و ایجاد سابقه و آمار قابل بررسی از انجام کارهای مختلف میباشد.

موتور گردش كار فایلر از طریق بهبود، یكپارچه سازی، هماهنگی و پیوستگی فرآیندهای سازمانی منجر به افزایش قابل ملاحظه ای در بهره وری و بازدهی سازمان میشود.

ابزار طراحی گردش كار

این برنامه كاربردی بر اساس تكنولوژی جاوا(java) جهت طراحی گرافیكی فرآیند های كاری جدید و یا اصلاح فرایندهای موجود و نگهداری آنها در بانک اطلاعاتی سیستم آماده شده است. طراحی فرآیند های پیچیده سازمان با استفاده از عناصر گرافیكی JPDL انجام میشود.

ساختار ابزار طراحی گردش كار بر اساس JBOSS و JBPM می باشد. بدین ترتیب سیستم مدیریت گردش كار فایلر از اكثر الگوهای قابل تعریف در استانداردهای WfMC's XPDL, BPML ebXML, BPEL4WS, XLANG, WSCI پشتیبانی می نماید.

با استفاده از این ابزار میتوان به قابلیت های زیر دسترسی پیدا كرد:

  • مدل سازی انتخاب فرم های پویای تولید شده موجود در بانك اطلاعاتی جهت استفاده در سیستم مدیریت گردش كار
  • اختصاص وظیفه خاص به هر یك از عناصر عملیاتی در فرآیند بر اساس سمت و پست سازمانی
  • اختصاص وظایف موازی با استفاده از امكانات انشعاب(Fork )و تجمیع(Join)
  • اثر متقابل انسان و رایانه و اخذ تصمیم گیریهای منطقی قبل از ارجاع كار به هر یك از عناصر عملیاتی بر اساس كلیه فیلدهای فرم
  • مشخص نمودن فیلدهای اولیه در یك فرم خاص جهت انتقال سند به جریان فرآیند كاری
  • تعیین سطوح دسترسی برای هر یك از عناصر عملیاتی بر اساس هر یك از فیلدهای سند
  • بارگذاری فرآیند كاری جدید با نگارش 1.0 در داخل بانك اطلاعاتی
  • دریافت و انتقال نگارش های موجود فرآیند های كاری از بانك اطلاعاتی به ایستگاه كاری جهت اصلاح و بارگذاری مجدد در بانك اطلاعاتی به عنوان یك نگارش جدید
  • امكان لغو ادامه گردش كار بر اساس مجوزهای تعیین شده به ازای هر یك از عناصر عملیاتی
  • امكان تعیین مهلت اقدام
  • کنترل اتوماتیک نگارش نسخه های تغییر کرده هر فرآیند (version control)