مدیریت اسناد و اتوماسیون اداری به منزله مدیریت تولید، توزیع و مصرف اطلاعات سازمانی مستلزم توفیق در برقراری ارتباط موثر بین واحد ها و ایجاد فرآیند های مناسب گردش اطلاعات، مدیریت بهینه زمان و نگهداری و گردش حجم بالای اسناد می باشد.

پیش از ورود تكنولوژی اطلاعات (IT) به عرصه های اداری، مشكلات متعددی در مدیریت اسناد در سازمانها وجود داشت كه مواردی از آن عبارتند از:

  • نظارت محدود بر نظام گردش اسناد در سازمان و عملكرد افراد
  • گزارشات ناقص از مراودات اسناد در سازمان
  • تمركز كار در محل ادارات و عدم دسترسی از خارج
  • محدودیت و كندی ابزارهای ارتباطی نظیر فكس و مراسلات دستی

شركت ایران رایانه در دو دهه قبل با هدف رفع مشكلات فوق و بكارگیری امكانات جدید مبتنی بر آخرین تكنولوژی های روز، اقدام به طراحی و پیاده سازی سیستم یكپارچه گردش اسناد و اتوماسیون اداری فایلر نمود.

خانواده فایلر در طی این سالها، با استفاده از تجارب كار در سازمانهای متنوع از یك نرم افزار اداری به یك راه حل جامع اتوماسیون اداری تحول یافته است. در حال حاضر فایلر در سازمانها به منزله یك مفهوم سازمانی تلقی می گردد، بطوریكه ضمن رفع مشكلات فوق الذكر، مزایای بیشماری را به چرخه كار سازمانی ارائه می نماید. از جمله:

  • دسترسی به تمام اطلاعات و كارتابل های مورد نیاز و اجرای فرآیند های كاری بهینه
  • صرفه جویی در فضای بایگانی بدون محدودیت در حجم و مدت نگهداری در كنار امنیت و سرعت بالا در دسترسی به اسناد
  • كاهش هزینه های اداری نظیر ملزومات، پرسنل و هزینه های سربار
  • دسترسی آسان و مطمئن به اسناد در هر زمان و مكان با توجه به امكانات web و اجرای فرآیند های كاری بدون نیاز به حضور در سازمان به معنی اجرای دوركاری (Teleworking).
  • گردش خودكار كار در سازمان و افزایش ضریب دقت انجام امور (Workflow).

از آنجایی كه ورود فایلر به سازمانها به منزله تحولی در سیستم اداری محسوب می گردد، لذا شركت مهندسی ایران رایانه با هدف به حداقل رساندن موانع معمول در پیاده سازی یك سیستم اتوماسیون اداری، موارد زیر را مد نظر داشته است:

  • دقت در طراحی واسط های كاربری (User Interface) ، جهت كاهش خطاهای انسانی و جذب و بكارگیری حداكثر امكانات سیستم توسط كاربران
  • توجه به تعاملات درون سازمانی و فرهنگ سازی مناسب و ارتقاء سطح آگاهی كاربران
  • تدوین و ارائه دوره ها و منابع آموزشی به كاربران با هدف ارتقاء سطح كاربری