با بكارگیری سیستم گردش مكاتبات و اتوماسیون اداری فایلر، مفاهیم قدیمی رایج در رابطه با اسناد و گردش آنها در سازمانها نیز متحول می گردند. بایگانی یكی از این موارد است كه با ورود سیستم مكانیزه فایلر با تعریف و كاربری جدیدی بكار گرفته می شود. از جمله امكانات جدید بایگانی در فایلر می توان به موارد زیر اشاره نمود:

  • امكانات وسیع در خصوص طراحی فرمهای دلخواه جهت گروههای مختلف اسناد
  • امكان بایگانی اسناد در قالبهای مختلف نظیر سند، فیلم،عكس،نقشه و انواع فایلهای كامپیوتری بدون هیچگونه محدودیتی در تعداد و حجم
  • پیاده سازی ساختار درختی لازم جهت ایجاد پیوستگی و انضمام اسناد و زیر اسناد به یكدیگر
  • سطوح دسترسی متنوع جهت حصول امنیت بالا در دسترسی به اسناد
  • بكارگیری امكانات گردش اتوماتیك اسناد فایلر (Workflow) در چرخه ورود، طبقه بندی و بازیابی اطلاعات در بایگانی جهت تامین سرعت و دقت عملیات بایگانی
  • بكارگیری گزارش ساز فایلر جهت تهیه گزارشات و آمارهای مورد نیاز از پارامتر های مختلف اسناد ذخیره شده
  • ارتباط كامل و سریع بایگانی بدون محدودیت در حجم بالای اطلاعات با سیستم اتوماسیون اداری فایلر و یا سیستم های اتوماسیون اداری دیگر
  • تهیه نسخه پشتیبان بصورت خودكار مطابق زمانبندی دلخواه
  • امكان دسترسی مستقیم به اسناد بایگانی شده از راه دور با امكانات web با سطوح دسترسی تعریف شده در سیستم
  • امكان تعریف طول عمر مشخص برای اسناد